Сортировка документов. Основное правило: выбросите все

Как только вы покончите с упорядочиванием книг, пора переходить к документам. Речь идет, например, о полке для писем, которая переполнена конвертами; о школьных объявлениях, прилепленных на холодильник; о лежащем возле телефона приглашении на встречу одноклассников, на которую вы не пошли; о газетах, которые скопились на вашем столе за последние несколько дней. В доме есть несколько мест, где бумаги склонны накапливаться, как снежные сугробы.

Хотя общее мнение таково, что в доме обычно бывает гораздо меньше разных бумаг, чем в офисе, на самом деле это не так. Минимальное количество бумажного мусора, который обычно выбрасывают мои клиенты, составляет около двух 45-литровых мусорных мешков. На сегодняшний день максимальное количество составило 15 таких мешков. Я не раз слышала, что шредеры для бумаг, принадлежащие моим клиентам, просто задыхаются от работы. Крайне трудно сладить с таким огромным объемом бумаги, но время от времени мне попадаются удивительные клиенты, от чьих навыков обращения с документами у меня захватывает дух. Когда я спрашиваю: «Как вы ухитряетесь разбираться со своими бумагами?» – они дают мне очень подробные объяснения.

«Документы, связанные с детьми, отправляются в ту папку. А эта папка – хранилище для моих кулинарных рецептов. Журнальные вырезки кладу сюда, инструкции к электроприборам – в эту коробку…» Они классифицируют свои бумаги настолько подробно, что я порой теряю нить рассуждений уже на середине объяснения. Признаюсь, я терпеть не могу складывать бумажки! Я никогда не пользуюсь папками-скоросшивателями и не пишу ярлычков. Возможно, эта система лучше работает в офисной обстановке, где множество людей пользуется одними и теми же документами, но нет совершенно никакой необходимости использовать такую детальную систему документооборота у себя дома.

Мой основной принцип сортировки документов – выбросить их все. Мои клиенты лишаются дара речи, когда я это говорю, но нет ничего более раздражающего, чем бумаги. В конце концов, радости от них никакой, как бы тщательно вы их ни хранили. По этой причине я рекомендую выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники. Попытка разобрать эти бумаги кардинально замедлит темп вашего продвижения. Ограничьте себя поначалу разбором бумаг, которые не приносят вам радости, и закончите эту работу одним широким движением. Письма от друзей и любимых могут быть оставлены на то время, когда вы приметесь разбираться с предметами, имеющими сентиментальную ценность.

Когда вы покончите с теми бумагами, которые не приносят ни малейшего удовольствия, что следует сделать с теми, которые вы решили сохранить? Мой документальный метод крайне прост. Я разделяю их все на две категории: документы, которые нужно хранить, и документы, с которыми нужно разбираться. Хотя мой главный принцип – выбрасывать все бумаги, эти две – единственные категории, для которых я делаю исключение. Письма, требующие ответа, документы-анкеты, требующие заполнения, газета, которую вы намерены прочесть, – отведите специальный уголок для бумаг, с которыми необходимо разобраться. Позаботьтесь о том, чтобы все подобные документы хранились только в одном месте. Никогда не позволяйте им распространяться по остальным помещениям. Я рекомендую пользоваться вертикальным органайзером, в котором документы могут храниться стоя, и отвести для этого органайзера особое место. Все бумаги, требующие внимания, можно разместить в нем, не разделяя их.

Что касается документов, которые необходимо хранить, я подразделяю их соответственно частоте использования. Опять же способ, которым я их подразделяю, несложен. Я делю их на нечасто используемые и чаще используемые. В категорию нечасто используемых входят полисы страхования, гарантийные талоны и лицензии. Увы, их необходимо хранить автоматически, не принимая во внимание тот факт, что они не вызывают никакой радости. Поскольку вам практически никогда не придется пользоваться документами из этой категории, нет необходимости прилагать массу усилий к их хранению. Я рекомендую сложить их все в одну-единственную обычную прозрачную пластиковую папку, не заботясь об их дальнейшей классификации.

Другая подкатегория включает бумаги, которые вы будете доставать и просматривать чаще, например материалы по семинарам или вырезки из газет. Хранить их имеет смысл только в том случае, если можно легко получить к ним доступ и прочесть, поэтому я рекомендую вставлять их в прозрачные пластиковые файловые папки на манер книжных страниц. Эта категория – самая сложная из всех. Хотя бумаги, подобные этим, не являются насущной необходимостью, они имеют тенденцию множиться. Сокращение объема этой категории – главный принцип в упорядочивании ваших документов.

Документы организуются только по трем категориям: те, которые требуют внимания; те, которые следует сохранить (контрактные документы), и те, которые следовало бы хранить (иные). Главное – хранить все документы из одной категории в одном и том же контейнере или папке и намеренно воздерживаться от подразделения их на дальнейшие категории по содержанию. Иными словами, вам понадобится три контейнера или папки. Не забывайте, что контейнер под грифом «требует внимания» должен быть пустым. Если в нем есть документы, вы должны понимать, что у вас в жизни есть несделанные дела, которые требуют вашего внимания. Хотя мне никогда не удавалось полностью опустошить этот контейнер, это цель, к которой нам всем следует стремиться.

ВСЕ О БУМАГАХ

КАК ОРГАНИЗОВЫВАТЬ ПРОБЛЕМНЫЕ БУМАГИ

Мой основной принцип, как я уже говорила, – выбрасывать все бумаги; но всегда будут оставаться те, которые выбросить трудно. Давайте подумаем, как с ними разбираться.

Учебные материалы

Люди, которые любят учиться, с высокой степенью вероятности посещают семинары или курсы по разнообразным предметам, например ароматерапии, логическому мышлению или маркетингу. В последнее время в Японии наметилась тенденция использовать часы раннего утра для посещения утренних семинаров. Их содержание и временные рамки постоянно расширяются, предоставляя людям широкие возможности выбора. Для участников семинаров материалы, трудолюбиво распространяемые лектором, сродни почетной медали, поэтому с ними трудно расстаться. Но когда я оказываюсь дома у таких пылких учащихся, я обнаруживаю, что эти материалы узурпируют значительную часть пространства, создавая в их комнатах гнетущую атмосферу.

Одной из моих клиенток была женщина немного за тридцать, она работала в рекламной компании. Стоило войти в ее комнату, как мне показалось, что я нахожусь в офисе. Мне бросились в глаза ряды папок с аккуратно отпечатанными заголовками. «Все это – материалы с семинаров, которые я посещала», – сказала она мне. Будучи фанатиком семинаров, по ее собственному выражению, она хранила и собирала в папки материалы со всех семинаров, на которых когда-либо побывала.

Посещая курсы, настройтесь после окончания выбросить весь раздаточный материал.

Люди часто уверяют: «Я хочу когда-нибудь заново перечитать эти материалы», – но большинство никогда этого не делают. Более того, у большинства из них дома хранятся материалы множества семинаров на одни и те же или близкие темы. Почему? Потому что узнанное на семинарах не задержалось в голове. Я не хочу никого критиковать, просто указываю, почему не стоит сохранять материалы прошлых семинаров. Если содержание таких курсов не применяется на практике, они не имеют смысла. Ценность посещения курсов по повышению квалификации возникает в тот момент, когда мы начинаем их посещать, и главная задача – извлечь из них максимум пользы, применяя изученное на практике с того момента, когда курс заканчивается. Почему люди идут на существенные расходы, оплачивая такие курсы, когда могут прочесть ту же информацию в книге или еще где-нибудь? Потому что они хотят ощутить энтузиазм преподавателя и особую учебную атмосферу. Таким образом, истинный материал – это сам семинар или сходное событие, и усваивать его следует вживую.

Посещая курсы, делайте это с внутренней решимостью выбрасывать весь раздаточный материал. Если вам жаль его выбросить, тогда пройдите этот курс снова – и на этот раз примените изученное на практике. Это парадоксально, но я убеждена, что мы не способны применить изученное на практике именно потому, что цепляемся за такие материалы. Самая большая коллекция семинарских материалов, с которой я сталкивалась, составила 190 файловых папок. Нет необходимости говорить, что я заставила свою клиентку выбросить все их до последней.

Выписки по кредитным картам

Еще один тип документов, которые нужно выбросить, – это все отчеты по вашим кредитным картам. Каково их предназначение? Для большинства людей они являются просто способом проверить, как расходовались деньги в течение конкретного месяца. Так что, как только вы проверили содержание этих документов, чтобы убедиться, что все правильно, и внесли эти цифры в свой домашний бухучет, отчеты выполнили свое предназначение, и вам следует их выбросить. Поверьте! Вам совершенно не нужно чувствовать себя виноватыми.

Вы можете придумать какой-нибудь еще случай, когда вам действительно понадобятся отчеты по кредитным картам? Можете ли вы представить себе, что приносите их в суд, чтобы доказать, сколько денег было снято? Этого никогда не случится, поэтому нет необходимости бережно хранить эти отчеты до конца вашей жизни. То же самое касается извещений о списаниях с вашего счета по оплате коммунальных услуг[2]. Будьте решительны и воспользуйтесь этой возможностью избавиться от них.

Из всех моих клиентов трудней всего выбрасывать бумаги было двоим, и оба они были юристами. Они то и дело задавали вопрос: «А что, если этот документ понадобится в суде?» Поначалу их трудно было сдвинуть с мертвой точки, но под конец даже они смогли избавиться от всех своих бумаг, не испытывая при этом особых проблем. Если уж они смогли это сделать, сможете и вы.

Гарантийные талоны на электротовары

Будь то телевизор или цифровая камера, все электрические приборы выпускаются с гарантией. Это наиболее стандартная категория документов в любом доме, причем такая, которую почти все складывают и хранят должным образом. Однако метод их организации почти правилен… почти, но не вполне.

Как правило, люди хранят гарантийные документы в прозрачных файловых папках или папках типа «аккордеон». Привлекательность этих органайзеров в том, что документы можно хранить в разных отделениях. Однако же в этом заключается и ловушка. Поскольку они так хорошо разделены, легко что-то проглядеть. Большинство людей хранят в одной и той же папке не только гарантийный талон, но и инструкцию по применению. Прежде всего начнем с того, что выбросим все эти инструкции. Взгляните на них. Вы когда-нибудь ими пользовались? Как правило, таких инструкций, которые нам действительно необходимо прочесть, немного; это, например, инструкции к компьютеру или цифровой камере, а они настолько толстые, что в любом случае не влезут в папку. Так что, как правило, любые инструкции, вложенные в вашу гарантийную папку, можно выбросить, не создавая себе при этом никаких сложностей.

На данный момент все мои клиенты выбросили большинство своих инструкций по применению, включая инструкции для компьютеров и камер, и никто из них не сталкивался из-за этого ни с какими проблемами. Если проблема все же возникает, люди, как правило, могут разрешить ее самостоятельно, немного повозившись со своим устройством, а решение для всего, с чем они не могут разобраться сами, легко найти в Интернете или в месте приобретения товара. Так что, уверяю вас, все это можно выбросить без малейших последствий.

Вернемся к гарантийным талонам. Метод хранения, который я рекомендую, – вложить их все в одну-единственную прозрачную папку, не подразделяя на категории. Гарантийные талоны используются в лучшем случае раз в год, а то и вовсе никогда. Какой смысл тщательно сортировать и разделять их, когда так малы шансы, что они вообще понадобятся? Более того, если вы сложите их в файловую папку, вам придется переворачивать страницы, чтобы найти нужный гарантийный талон. В этом случае с тем же успехом можно хранить их все в одной папке, при необходимости вытаскивая всю стопку и пролистывая ее.

Если вы будете сортировать все слишком детально, это означает, что у вас будет меньше возможностей взглянуть на каждый гарантийный талон. Не успеете вы оглянуться, как гарантия уже кончится. Если же вам приходится перебирать их все, когда понадобится один из них, это становится прекрасной возможностью выявить те талоны, по которым истек срок гарантии. Таким образом вы избегаете хлопот по специальной проверке содержимого этой папки только ради этой цели, и часто вам даже не придется покупать прозрачные папки для хранения гарантийных талонов, потому что как минимум одна такая папка наверняка найдется в вашем доме. Наконец, при этом методе гарантийные талоны занимают примерно одну десятую пространства, которое требуется для привычных методов.

Поздравительные открытки

В Японии принято посылать новогодние открытки, чтобы передать новогодние поздравления (у многих таких открыток на обороте есть лотерейные номера). Это означает, что каждая открытка выполнила свое предназначение в тот момент, когда получатель закончил ее читать. Как только вы проверили, не выиграли ли что-нибудь лотерейные номера на ваших открытках, вы можете выбросить эти открытки с чувством благодарности за то, что они передали вам знак участия и внимания отправителя. Если вы храните открытки ради адреса отправителя, чтобы поздравить его в следующем году, тогда храните их лишь в течение одного года. Выбрасывайте их, если им два года или больше, за исключением тех, которые наполняют радостью ваше сердце.

Использованные чековые книжки

Использованные чековые книжки уже использованы. Вы больше не будете их просматривать, а даже если и будете, от этого количество денег в банке не увеличится, так что избавьтесь от них!

Расчетные листы

Цель расчетных счетов – проинформировать вас о том, сколько вам заплатили за текущий месяц. Как только вы проверили их содержимое, их полезность исчерпана.

-----------------

Глава из книги Мари Кондо Магическая уборка"